Schlank in die Digitalisierung

Noch vor wenigen Jahren bzw. sogar einigen Monaten sah der Arbeitsalltag bei Kunze Bühnen ungefähr so aus. „Was war los?“ Zettelchen wurden an den Kollegen geschrieben, der einen Anruf verpasst hatte, die Disposition druckte Mietverträge aus, die vom Kunden unterschrieben zurück kamen, die Werkstatt verteilte ihre Aufträge an einer großen Pinnwand und im Verkauf erfolgt die Absprache ad hoc. Das hat für ein mittelständisches Unternehmen mit 10 Mitarbeitern gut funktioniert.

Darüber ist das Unternehmen inzwischen aber schon lange hinaus. Mehr Mitarbeiter bedeuten, dass es klare Abläufe geben muss. Diese müssen schrittweise und strukturiert implementiert werden. Den Anreiz dazu brachte Charly Kunze, Sohn von Karl Kunze mit, der nach seinem Betriebswirtschaftsstudium in die Firma einstieg.

„Lean“ in die Digitalisierung

Modernisierung wird seitdem ganz großgeschrieben. Allem voran: Digital werden. Seit 3 Jahren wird kontinuierlich an immer neuen Verbesserungen gearbeitet. Mit den bisher eingeführten Maßnahmen konnten die Unternehmensstrukturen umgekrempelt werden, was ein weiteres Wachstum erst möglich macht. Gerade in dieser schwierigen Zeit, in der das Coronavirus die Arbeit erschwert, ist Charly Kunze froh, sich in letzter Zeit gewappnet zu haben: „Wir haben durch die ISO 9001 Zertifizierung sowie einigen Lean Management Methoden an den wichtigsten Prozessen angesetzt. Nur so konnten wir sowohl unseren Mietpark als auch unser Verkaufsvolumen um bis zu 50% steigern. Dabei steht aber weiterhin im Vordergrund, zunächst einmal schlechte Prozesse zu definieren und zu hinterfragen, bevor diese digitalisiert werden.“

Mit Lean Management Methoden Strukturen erfassen

Unter dem Prinzip „Lean Management“, mit dem sich Charly Kunze schon während dem Studium intensiv beschäftigt hat, wird der Digitalisierungsprozess umgesetzt. Sein Ziel ist es, mithilfe dieser Methode Standards zu erschaffen, nach denen gehandelt wird.
Ein Standard lässt sich folgendermaßen definieren:
Alles auf die gleiche Art und Weise machen
Eine Art und Weise erarbeiten, die alle im Unternehmen akzeptieren können
Eine Anleitung um immer das gleiche (gute) Ergebnis zu bekommen
Eine Vereinbarung
Ein weiteres Prinzip von Lean Management ist die Reduzierung der 8 Verschwendungsarten bei Kunze Bühnen:

1.Überproduktion - 2.Transport - 3.Bestände - 4.Wartezeiten - 5.Bewegungen - 6.Ineffiziente Prozesse - 7.Fehler/Nacharbeit - 8.Kreativität (siehe Grafik in Galerie)

In mehreren Workshops auf allen Unternehmensebenen wurden zunächst die Prinzipien nähergebracht und anhand dessen solche Standards erarbeitet.

Elementarer Bestandteil dabei ist die Berücksichtigung des magischen Dreiecks (siehe Grafik in Galerie): „Unsere Kunden bekommen bestmögliche Qualität zum geringen Preis durch effiziente Zeiteinteilung und Vermeidung unnötiger Kosten.“

Diese kulturelle Veränderung im Unternehmen gelingt nur, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in die gleiche Richtung arbeiten. Das ist eine enorme Herausforderung, die alleine nur schwer zu stemmen ist. Deshalb hat man sich zur Zusammenarbeit mit Florian Kunze - Speaker und Business Profi - entschieden. Er ist Experte für Digitalisierung, Motivation und Querdenken.

„Bei Kunze Bühnen haben wir zunächst zusammen mit den Mitarbeitern begonnen, praxisbezogen aktuelle Probleme unter die Lupe zu nehmen und erarbeitet wie diese schlank also „lean“ werden. Dabei ist es wichtig, Impulse zu zünden und somit Begeisterung bei den Mitarbeitern zu schaffen, diese kulturelle Veränderung auch im Unternehmen zu leben. Das wird vom Inhaber und seinem Sohn zu 100 % unterstützt und akzeptiert. Dies ist eine Grundvoraussetzung für alle Aktivitäten im Unternehmen. So konnten wir z. B. den Prozess der Ersatzteilbestellung im Zeitaufwand um fast 50 Prozent reduzieren. Das funktioniert nicht von heute auf morgen, sondern in kleinen Schritten. Einfach mal schnell digitale Tools einzusetzen, ohne die Prozesse in Ordnung zu bringen, sollte vermieden werden. Lean und Digitalisierung ergänzen sich hervorragend, wenn Prozesse passen, also schlank „lean“ sind. Damit sichert man den Unternehmenserfolg in Zukunft. So werden wir weiter Prozesse optimieren und nachhaltig standardisieren. Mit Digitalisierung gelingt es künftig Kunden mit neuen Geschäftsmodellen zu begeistern, Mitarbeiter zu motivieren und auch mittelfristig Kosten zu sparen,“ so Florian Kunze.

Der große Schritt in einen lückenlosen Ablauf ist die Verknüpfung von dem Warenwirtschaftssystem MIRA (Software für die Vermietung von Baumaschinen) mit der intelligenten Digitalisierungsplattform myBusiness.AI. Anfang März wurde die Plattform implementiert. Dabei steht vor allen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Workflows im Vordergrund, ganz ohne Programmierung. Stammdaten wie z. B. Kunden, Artikel, Lieferanten etc. werden ganz einfach mit Hilfe eines Cloud-Adapters aus der Warenwirtschaft angebunden und stehen ohne großen Aufwand sofort in der App zur Verfügung. Aufwendige Schnittstellenprogrammierung gehört der Vergangenheit an. In nur wenigen Tagen konnten mit der Lösung der Mobile2b GmbH aus Köln, optimierte Prozesse digitalisiert werden. Damit sind erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen in den Bereichen Service, Vertrieb und Logistik möglich. So wird z. B. der gesamte Ersatzteilebestellprozess inkl. Bestandsführung im Lager, Warenannahme und -prüfung, CRM – System über myBusiness.AI gelöst. Was früher aufwendig, fehlerhaft und mit Doppelarbeit verbunden war, ist heute schlank und digital.

„Schluss mit der Zettelwirtschaft! Anstatt mit Bleistift und Zettel arbeiten die Mitarbeiter jetzt digitale Checklisten mit App und Tablet ab. Durch die digitale Datenerfassung und -auswertung sparen sie viel Zeit und übermitteln die Arbeitsergebnisse in Echtzeit an Kollegen oder Auftragsgeber. Einfach, schnell und pragmatisch konnten wir das wieder mit unserer Digitalisierungsplattform myBusiness.AI bei Kunze Bühnen innerhalb kürzester Zeit unter Beweis stellen,“ sagt Robert Vennemann, geschäftsführender Gesellschafter der Mobile2b GmbH aus Köln.

Einige weitere Vorgänge konnten bereits erfolgreich auf digital umgestellt werden:

• Buchungen der Maschinen
• Fehler- und Schadensaufnahme
• Gesamte Buchhaltung inkl. digitaler Rechnungsfreigabeprozess

Inzwischen sieht der neue Arbeitsalltag in der Firma Kunze so aus: Die komplette Maschinendokumentation erfolgt über eine Cloudlösung, sodass der Mitarbeiter jederzeit von Zuhause oder unterwegs aus zugreifen kann. Arbeitsanweisungen und Checklisten werden in my.Business.AI erteilt, die jederzeit und überall abrufbar sind. Die Arbeitsaufträge werden über die App dokumentiert und in Echtzeit weitergeleitet und ausgewertet. Kundenfragen werden zum Teil über die Website und den Chatbot vorab beantwortet.

Daran richtet sich auch das Leitbild der Firma aus:

K = Kundenorientiert

U = Unbürokratisch

N = Neugierig

Z = Zeitgemäß

E = Ehrlich